Meskipun perusahaan di seluruh dunia selalu ditugaskan untuk memastikan privasi data, tugas tersebut telah berubah dari penting menjadi krusial. Setiap hari, regulator privasi data bermunculan di seluruh dunia, sementara regulator yang sudah ada kini semakin ketat. Secara khusus, Peraturan Perlindungan Data Umum (GDPR), yang mengatur penggunaan data di Eropa, dikenal sebagai undang-undang privasi paling ketat di dunia. Hal ini ditandai dengan denda yang tinggi – hingga €20 juta atau 4% dari omset global tahunan perusahaan – persyaratan izin yang ketat dan peningkatan hak untuk subjek data. Artinya, perusahaan yang ingin melakukan ekspansi global harus mematuhi beberapa otoritas regulasi secara bersamaan. Oleh karena itu, perusahaan harus memastikan bahwa pengelolaan dan penggunaan data yang bertanggung jawab diterapkan di seluruh organisasi mereka. Efektif tanggal pemerintahan saat ini merupakan suatu keharusan yang mutlak.
APA ITU TATA KELOLA DATA DALAM CDP?
Tata kelola data adalah manajemen keseluruhan dari ketersediaan, kegunaan, dan keamanan data yang dapat diakses oleh organisasi. Agar manajemen data efektif, data yang dikumpulkan harus akurat, lengkap, dan konsisten. Selain itu, data harus digunakan dengan cara yang konsisten dengan tujuan dan sasaran merek serta ketentuan hukum. Hanya ketika kriteria ini terpenuhi, perusahaan dapat memaksimalkan potensi data yang mereka miliki sambil tetap berada di sisi kanan undang-undang yang mengatur pengumpulan dan penggunaan informasi di area tempat tinggal pelanggan mereka.
Data pelanggan Platform (CDP) perangkat lunak adalah alat canggih yang mengambil data dari berbagai sumber seperti email, media sosial, situs web, dll. Pasar global CDP bernilai miliaran dolar dan tumbuh pada CAGR sebesar 34%, yang menunjukkan seberapa besar dunia bisnis merangkul perangkat lunak. Menjadi sumber utama data pelanggan dalam jumlah besar yang merupakan bagian integral dari operasi bisnis, pengelolaan data yang efektif merupakan bagian integral untuk memaksimalkan fungsionalitas perangkat lunak dan nilai jangka panjang.
APA MANFAAT TATA KELOLA DATA YANG EFEKTIF?
Seperti disebutkan sebelumnya, manajemen data pelanggan yang tepat sepanjang siklus hidupnya adalah satu-satunya cara perusahaan dapat mencapai tujuan dan sasarannya untuk mengadopsi CDP. Berikut adalah beberapa manfaat yang ditawarkan perusahaan:
KUALITAS DATA LEBIH BAIK
Semakin baik kualitas data, semakin kaya dan bermanfaat wawasan yang dihasilkan oleh pemrosesan dan analisis. Manajemen data yang efektif memastikan bahwa data dalam CDP bersih dan akurat, tanpa duplikasi dan kesalahan. Konsekuensinya, merek tersebut memiliki akses ke informasi yang akurat dan andal serta yakin bahwa wawasannya berguna di dunia nyata.
KEAMANAN DATA YANG DITINGKATKAN
Kebocoran data antara lain menyebabkan kerugian finansial dan hilangnya kepercayaan pelanggan. Itu sebabnya setiap merek harus mengutamakan pengamanan data pelanggan. Tata kelola data berguna karena melibatkan pengembangan kebijakan dan penegakan keamanan data yang komprehensif di seluruh organisasi.
KEPATUHAN TERHADAP PERATURAN
Konsekuensi dari pelanggaran peraturan privasi data dapat membuat banyak perusahaan mundur bertahun-tahun. Oleh karena itu, memastikan kepatuhan yang ketat merupakan keputusan yang bijak. Manajemen data yang efektif membantu merek mematuhi undang-undang peraturan seperti GDPR, CCPA, PIPEDA, dan banyak lainnya.
PENGAMBILAN KEPUTUSAN YANG DIINFORMASIKAN
Ketika sebuah perusahaan secara konsisten menghasilkan wawasan yang akurat, kualitas pengambilan keputusan pasti akan meningkat. Pengelolaan data yang efisien akan mengarah pada pengembangan strategi penjualan dan kampanye pemasaran yang lebih baik, sekaligus meningkatkan penyampaian personalisasi kepada pelanggan.
APA STRATEGI TERBAIK UNTUK MEMASTIKAN TATA KELOLA DATA YANG EFEKTIF?
Manajemen data yang efisien adalah produk dari perencanaan yang sadar dan strategis. Organisasi yang bertekad untuk menikmati manfaat tata kelola data yang baik harus siap melakukan pekerjaan yang diperlukan untuk mencapai hal ini di seluruh organisasi. Berikut adalah lima strategi hebat yang dapat membantu merek Anda mengelola data dengan cara terbaik:
JELASKAN SEMUA KEBIJAKAN DATA
Perjalanan menuju tata kelola data yang efektif dimulai dengan membangun kebijakan data kedap air yang akan memandu semua aktivitas terkait data di dalam perusahaan Anda. Ini termasuk pengumpulan, retensi, sumber dan jenis data. Kebijakan data juga harus membahas aspek penting dari seberapa banyak akses yang dimiliki setiap karyawan ke database. Oleh karena itu, semua pemangku kepentingan utama perusahaan harus hadir selama penyusunan pedoman penting ini.
Setelah kebijakan data ditetapkan, semua anggota tim harus jelas tentang tujuan perusahaan mengumpulkan data dan tentang metode dan sumber pengumpulan yang ideal. Kebijakan tersebut juga harus menentukan berapa lama data disimpan dan ketentuan penghapusan data untuk memastikan bahwa informasi tidak disimpan lebih lama dari yang diperlukan. Selain itu, kebijakan harus membantu membatasi akses ke data dengan menentukan kontrol akses data dan protokol otorisasi. Manajemen data menjadi jauh lebih mudah ketika semua pedoman ini didefinisikan dengan baik. Terakhir, kebijakan ini harus ditinjau dan diperbarui secara berkala agar bermanfaat dalam jangka panjang.
MEMBERI PRIORITAS PADA KEPATUHAN REGULASI
Tata kelola data tidak akan pernah efektif jika kebijakan yang ditetapkan tidak sesuai dengan otoritas pengawas. Kegagalan untuk mematuhi dapat menyebabkan denda besar dan kuat. Lebih buruk lagi, hal itu dapat menghancurkan reputasi perusahaan dan merusak kepercayaan pelanggan secara permanen. Oleh karena itu, perusahaan harus proaktif untuk memastikan kepatuhan efektif untuk mencapai tata kelola data.
Sebagai permulaan, perusahaan hanya mengalokasikan karyawan untuk menegakkan hukum dari lembaga seperti GDPR, CCPA dan HIPAA dan menyarankan strategi yang akan diterapkan untuk tetap berada dalam batas-batas hukum. Misalnya, CCPA menyatakan bahwa pelanggan harus memiliki hak untuk melihat dan menghapus data pribadi mereka. Oleh karena itu, perusahaan yang beroperasi di wilayahnya harus menyertakan opsi yang memberikan hak ini kepada pelanggan. Demikian pula, merek harus memantau perubahan dalam undang-undang ini dan melakukan audit rutin untuk memastikan kepatuhan.
MENERAPKAN KONTROL KUALITAS DATA
Kualitas data yang dimasukkan ke dalam CDP berdampak signifikan pada kinerja perangkat lunak, yang pada gilirannya memengaruhi pengambilan keputusan. Oleh karena itu, penerapan kontrol kualitas data yang kuat serta pemantauan dan pembaruan rutin harus diterapkan di seluruh bisnis. Semua data harus divalidasi dan dibersihkan untuk memastikan bahwa hanya data akurat yang dimasukkan ke dalam sistem. Pembuatan profil data, yang melibatkan analisis data untuk pola dan anomali, merupakan aspek lain dari pemeriksaan kualitas data yang tidak dapat diabaikan. Menerapkan kontrol kualitas data yang kuat akan memastikan penyampaian wawasan yang andal secara konstan kepada pembuat keputusan utama.
KONTROL PENGGUNAAN DATA SECARA KETAT
Jika sebuah perusahaan ingin tetap di atas keamanan data, pemantauan penggunaan data harus menjadi prioritas utama. Dengan melacak bagaimana dan oleh siapa data diakses, ada kemungkinan besar kebocoran dan pelanggaran data akan dihentikan lebih awal. Misalnya, seorang karyawan tiba-tiba mencoba mengakses data di atas tingkat persetujuan mereka adalah tanda bahaya yang jelas yang dapat diidentifikasi lebih awal dan diselidiki jika pelacakan penggunaan data yang ketat merupakan bagian dari budaya tata kelola data merek. Pemantauan rutin juga mencakup bonus sambutan untuk membantu merek mematuhi undang-undang privasi data dengan mengidentifikasi dan memperbaiki potensi kesalahan dengan cepat.
LATIH SEMUA STAF
Tata kelola data yang efektif melibatkan semua anggota tim dari atas ke bawah. Oleh karena itu, tidak realistis mengharapkan manajemen data yang baik jika tidak semua karyawan menerima informasi yang diperlukan. Ini dimulai dengan mengadakan seminar dan lokakarya untuk mendidik karyawan tentang kebijakan tertulis organisasi terkait manajemen data. Selain itu, semua staf harus dilatih dalam menangani data pribadi dan sensitif yang tersimpan di dalamnya CDP disimpan untuk mencegah kebocoran data pelanggan yang tidak disengaja. Selain itu, mereka harus belajar bagaimana berkontribusi pada manajemen kualitas data dengan mengidentifikasi kesalahan dan menstandarkan format data. Menyampaikan standar dan ekspektasi kepada mereka dapat membantu karyawan menjadi lebih sadar akan peran mereka dalam memastikan perlindungan dan tata kelola data.
Kesimpulannya, tata kelola data yang efektif sangat bermanfaat bagi bisnis karena memastikan kualitas data yang lebih baik dan keamanan data yang lebih kuat, sekaligus meningkatkan keandalan wawasan yang mereka hasilkan. Oleh karena itu, perusahaan harus menerapkan ini dan strategi lainnya untuk mencapai tujuan jangka pendek dan jangka panjang mereka.
